#humanwritten post
El nostre equip té una llarga experiència en el sector. Molts dels quals formem medialog havíem treballat amb diversos sistemes de gestió. En totes les agències i també en medialog, tenir un procés automatitzat i robust de gestió de facturació és imprescindible. En realitat, qualsevol negoci el necessita.
L’error d’inici
Quan vam néixer fa ara més de set anys sabíem que el taló d’Aquil·les seria precisament el sistema de facturació. En una agència hi ha centenars de proveïdors i cadascun d’ells ofereix desenes de solucions amb característiques diferents i, sobretot, canviants. Estandarditzar-ho seria una bogeria.
En el passat, quan els mitjans eren bàsicament offline, encara que alguns ja eren complexos, com la premsa diària amb el seu sistema de mòduls i venda d’anuncis per mil·límetres. Així i tot, la variació entre mitjans era un número més o menys finit. En aquell temps, els responsables d’IT van optar per crear aplicacions que incloïen totes les casuístiques. Cada vegada que sorgia una nova oferta comercial en el mercat, s’intentava incloure’l en el sistema de facturació de l’agència.
No obstant això, a mesura que creixia la competència entre mitjans i, sobretot, quan comencem a planificar mitjans en línia, la casuística d’ofertes i combinatòries es feia infinita. Els sistemes de facturació van créixer en complexitat i dificultat de control. Solien ser lents i difícils d’entendre, fins i tot per als desenvolupadors, perquè cada vegada hi havia més camps i relacions entre taules.
Temps d’adaptació inassumibles
Tot sistema de facturació necessita un període d’adaptació, però en el nostre sector, l’aprenentatge s’allargava durant setmanes, mesos i fins i tot anys. Qualsevol rotació de personal en el departament administratiu era un maldecap perquè no era fàcil substituir l’experiència adquirida. Com eren sistemes ad-hoc, gairebé sempre s’havia d’ensenyar des del principi.
A medialog vam estar testant sistemes durant tres anys i mentre l’equip s’afanyava per a adaptar-se a un dels sistemes ad-hoc, continuàvem buscant solucions més senzilles. No volíem replicar la complexitat dels departaments administratius que coneixíem del passat. Necessitàvem una manera de treballar més eficient, més simple d’ensenyar, més ràpida d’aprendre. A més, el nostre procés administratiu no interessava ni interessa a clients i proveïdors. Uns volen la seva factura, els altres la seva ordre de compra, punt.
Eureka
L’eureka es va produir en un esmorzar entre coworkers. Exposant el repte de facturació a una experta comptable, ens va explicar una problemàtica similar en el sector d’hostaleria i organització d’esdeveniments. Les compres havien d’assignar-se a cada esdeveniment, una mica com les nostres compres de mitjans a cada client. De sobte visualitzem una similitud entre sectors. Potser les nostres necessitats de traçabilitat també es donaven en altres negocis.
Posa un magatzem en la teva vida
La solució la trobem organitzant la informació per magatzems. El concepte magatzem és aliè al nostre sector. No comprem gens físic, no emmagatzemem res, no apilem caixes, ni omplim passadissos o prestatges amb mercaderies. No rebem físicament els espais publicitaris comprats. No obstant això, aplicant el concepte magatzem d’una forma imaginària, descobrim una primera gran classificació per a agrupar els milers de registres que ja teníem. Un magatzem en el nostre cas era l’agrupació de compres i vendes d’un projecte. Un projecte pot ser un client o un conjunt de clients. Qualsevol programa estàndard de facturació permet definir magatzems. En el nostre sistema completament estàndard i útil per a qualsevol empresa del sector que sigui, fins i tot podem definir articles com a serveis. D’aquesta manera evitem el càlcul d’existències, que en una agència de mitjans com la nostra o en serveis en general seria un absurd. Gràcies als magatzems teníem organitzat les compres i vendes per edificis imaginaris. Però, faltava subclassificar-lo per a poder trobar una campanya d’un determinat client, anunciant o producte. En un magatzem tradicional existeixen zones, passadissos, prestatges, etc. Programar aquesta subdivisió en una base de dades tradicional es pot convertir en una estructura de taules i relacions monstruosa. En els programes estàndard de facturació poden existir famílies i propietats per als articles, però no subdivisions a escala de client.
Com a màxim es poden trobar agrupacions de clients, però no al revés.
Com solucionem la granularitat dels registres
Per a solucionar aquest segon repte i poder tenir capil·laritat en la informació introduïda, ens inspirem en la qualificació de registres de programes com Bitly o posts en WordPress. Aquests desenvolupaments se serveixen de categories i tags, és a dir paraules claus associades a un registre, per a tornar a trobar-lo o simplement agrupar-lo en un conjunt de registres similars. Quan els humans classifiquem papers, els organitzem alfabèticament, per carpetes, per arxivadors, etc. La ment humana necessita una classificació fàcil d’identificar visualment i seria impossible trobar res si arxivéssim la informació simplement de manera consecutiva. De fet, moltes vegades no trobem el que busquem ni estant classificat, perquè no ens recordem en quin apartat ho vam ficar.
Tags o carpetes: pensa com una màquina
Passa una cosa similar en bases de dades o en un explorador d’arxius. Segur que resulten familiars les estructures de carpetes amb 5 o 10 nivells de subdivisió. Moltes vegades és impossible trobar res. Per això als usuaris els agrada tant Drive, perquè si no ho trobes, escrius una paraula clau en el cercador i Google et suggereix encertadament la ubicació. El mateix ocorre en Sharepoint que té un potent cercador de documents capaç d’abastar tot un site. Encara que hàgim classificat a consciència la informació en les seves respectives carpetes, després d’unes setmanes o mesos som incapaços de recordar on ho vam posar. A més, cada persona d’una empresa ho posaria en un altre lloc i el desori ja està muntat. Per a solucionar la subdivisió dels registres i davant la inexistència de taules relacionades, ens inventem un algorisme de 10 dígits, estructurat en quatre conjunts reservats per a identificar client, anunciant, producte i campanya respectivament.
Sabent com s’estructura el codi no sols permet classificar ràpidament els registres, sinó també tornar a trobar-los. El codi funciona com un tag en bases de dades i es comporta com un embut. A major nombre de dígits, major precisió en la cerca. A l’hora de buscar, basta apuntar una part o la totalitat del codi per a trobar tots els documents relacionats des del més general pel cap alt particular.
En honor a Anfix i Owius: la referència de deu dígits
En lloc de classificar els registres per carpetes i complexes estructures de taules que alenteixen tant la introducció com recuperació de la informació, arxivem tots en un mateix lloc. La seva diferenciació ve per dos camps estandarditzats: el magatzem i la referència alfanumèrica. Al cap d’uns mesos havent comprovat l’eficiència del sistema, encarreguem a un proveïdor tecnològic un petit desenvolupament de creació de referències. D’aquesta manera garantíem una correcta codificació i evitàvem possibles valors duplicats. La programació del generador de codis es va basar en MongoDB aplicant una tecnologia NoSQL molt estable i ràpida.
Dos camps per a solucionar una enorme complexitat
I ja ho teníem. Mitjançant només dos camps -magatzem i referència- els milers de registres que generem cada any estan perfectament classificats. Tenim una completa capil·laritat i traçabilitat de la informació, i podem recuperar registres mitjançant una cerca molt simplificada. El nostre departament d’administració es limita a experts en comptabilitat i fiscalitat, perquè la resta del procés és tan simple que qualsevol persona, fins i tot sense tot just experiència laboral, pot generar amb seguretat tant compres com vendes.
La nostra agència funciona amb un sistema de gestió estandarditzat i preparat per a qualsevol variació que es produeixi en el mercat. La recent evolució en televisió de cost per GRP a CPM amb tres decimals no ens va suposar cap adaptació informàtica.
Compartim per a simplificar el treball
El missatge d’aquest post no és airejar èxits de gestió que a ningú li interessen, sinó demostrar que qualsevol procés pot ser repensat. Per molt diferent que ens sembli el nostre sector, probablement hi ha una manera d’adaptar-se a eines estàndard. En els processos que no aporten un valor tangible per als nostres clients i proveïdors no cal reinventar la roda. Al contrari, cal esforçar-se per a simplificar la gestió.
