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Nuestro equipo tiene una larga experiencia en el sector. Muchos de los que formamos medialog habíamos trabajado con diversos sistemas de gestión. En todas las agencias y también en medialog, tener un proceso automatizado y robusto de gestión de facturación es imprescindible. En realidad, cualquier negocio lo necesita.
El error de inicio
Cuando nacimos hace ahora más de siete años sabíamos que el talón de Aquiles sería precisamente el sistema de facturación. En una agencia hay cientos de proveedores y cada uno de ellos ofrece decenas de soluciones con características diferentes y, sobre todo, cambiantes. Estandarizarlo sería una locura.
En el pasado, cuando los medios eran básicamente offline, aunque algunos ya eran complejos, como la prensa diaria con su sistema de módulos y venta de anuncios por milímetros. Aun así, la variación entre medios era un número más o menos finito. En aquel tiempo, los responsables de IT optaron por crear aplicaciones que incluían todas las casuísticas. Cada vez que surgía una nueva oferta comercial en el mercado, se intentaba incluirlo en el sistema de facturación de la agencia.
No obstante, conforme crecía la competencia entre medios y, sobre todo, cuando empezamos a planificar medios online, la casuística de ofertas y combinatorias se hacía infinita. Los sistemas de facturación crecieron en complejidad y dificultad de manejo. Solían ser lentos y difíciles de entender, incluso para los desarrolladores, porque cada vez había más campos y relaciones entre tablas.
Tiempos de adaptación inasumibles
Todo sistema de facturación necesita un periodo de adaptación, pero en nuestro sector, el aprendizaje se alargaba durante semanas, meses e incluso años. Cualquier rotación de personal en el departamento administrativo era un quebradero de cabeza porque no era fácil sustituir la experiencia adquirida. Como eran sistemas ad-hoc, casi siempre se tenía que enseñar desde el principio.
En medialog estuvimos testando sistemas durante tres años y mientras el equipo se afanaba para adaptarse a uno de los sistemas ad-hoc, seguíamos buscando soluciones más sencillas. No queríamos replicar la complejidad de los departamentos administrativos que conocíamos del pasado. Necesitábamos una manera de trabajar más eficiente, más simple de enseñar, más rápida de aprender. Además, nuestro proceso administrativo no interesaba ni interesa a clientes y proveedores. Unos quieren su factura, los otros su orden de compra, punto.
Eureka
El eureka se produjo en un almuerzo entre coworkers. Exponiendo el reto de facturación a una experta contable, nos explicó una problemática similar en el sector de hostelería y organización de eventos. Las compras debían asignarse a cada evento, un poco como nuestras compras de medios a cada cliente. De repente visualizamos una similitud entre sectores. Quizá nuestras necesidades de trazabilidad también se daban en otros negocios.
Pon un almacén en tu vida
La solución la encontramos organizando la información por almacenes. El concepto almacén es ajeno a nuestro sector. No compramos nada físico, no almacenamos nada, no apilamos cajas, ni llenamos pasillos o estantes con mercancías. No recibimos físicamente los espacios publicitarios comprados. Sin embargo, aplicando el concepto almacén de una forma imaginaria, descubrimos una primera gran clasificación para agrupar los miles de registros que ya teníamos. Un almacén en nuestro caso era la agrupación de compras y ventas de un proyecto. Un proyecto puede ser un cliente o un conjunto de clientes.
Cualquier programa estándar de facturación permite definir almacenes. En nuestro sistema completamente estándar y útil para cualquier empresa del sector que sea, incluso podemos definir artículos como servicios. De esta forma evitamos el cálculo de existencias, que en una agencia de medios como la nuestra o en servicios en general sería un absurdo.
Gracias a los almacenes teníamos organizado las compras y ventas por edificios imaginarios. Pero, faltaba sub clasificarlo para poder encontrar una campaña de un determinado cliente, anunciante o producto. En un almacén tradicional existen zonas, pasillos, estantes, etc. Programar esta subdivisión en una base de datos tradicional se puede convertir en una estructura de tablas y relaciones monstruosa. En los programas estándares de facturación pueden existir familias y propiedades para los artículos, pero no subdivisiones a nivel de cliente. A lo sumo se pueden encontrar agrupaciones de clientes, pero no a la inversa.
Cómo solucionamos la granularidad de los registros
Para solventar este segundo reto y poder tener capilaridad en la información introducida, nos inspiramos en la cualificación de registros de programas como Bitly o posts en WordPress. Estos desarrollos se sirven de categorías y tags, es decir, palabras claves asociadas a un registro, para volver a encontrarlo o simplemente agruparlo en un conjunto de registros similares. Cuando los humanos clasificamos papeles, los organizamos alfabéticamente, por carpetas, por archivadores, etc. La mente humana necesita una clasificación fácil de identificar visualmente y sería imposible encontrar nada si archivásemos la información simplemente de forma consecutiva. De hecho, muchas veces no encontramos lo que buscamos ni estando clasificado, porque no nos acordamos en qué apartado lo metimos.
Tags o carpetas: piensa como una máquina
Ocurre algo similar en bases de datos o en un explorador de archivos. Seguro que resulta familiar estructuras de carpetas con 5 o 10 niveles de subdivisión. Muchas veces es imposible encontrar nada. Por eso a los usuarios les gusta tanto Drive, porque si no lo encuentras, escribes una palabra clave en el buscador y Google te sugiere acertadamente la ubicación. Lo mismo ocurre en Sharepoint que tiene un potente buscador de documentos capaz de abarcar todo un site. Aunque hayamos clasificado concienzudamente la información en sus respectivas carpetas, tras unas semanas o meses somos incapaces de recordar dónde lo pusimos. Además, cada persona de una empresa lo pondría en otro sitio y el desbarajuste ya está montado.
Para solventar la subdivisión de los registros y ante la inexistencia de tablas relacionadas, nos inventamos un algoritmo de 10 dígitos, estructurado en cuatro conjuntos reservados para identificar cliente, anunciante, producto y campaña respectivamente. Sabiendo cómo se estructura el código no solo permite clasificar rápidamente los registros, sino también volver a encontrarlos. El código funciona como un tag en bases de datos y se comporta como un embudo. A mayor número de dígitos, mayor precisión en la búsqueda. A la hora de buscar, basta apuntar una parte o la totalidad del código para hallar todos los documentos relacionados desde lo más general a lo más particular.
En honor a Anfix y Owius: la referencia de diez dígitos
En lugar de clasificar los registros por carpetas y complejas estructuras de tablas que ralentizan tanto la introducción como recuperación de la información, archivamos todos en un mismo sitio. Su diferenciación viene por dos campos estandarizados: el almacén y la referencia alfanumérica.
Al cabo de unos meses, habiendo comprobado la eficiencia del sistema, encargamos a un proveedor tecnológico un pequeño desarrollo de creación de referencias. De esta forma garantizábamos una correcta codificación y evitábamos posibles valores duplicados. La programación del generador de códigos se basó en MongoDB aplicando una tecnología NoSQL muy estable y rápida.
Dos campos para solucionar una enorme complejidad
Y ya lo teníamos. Mediante solo dos campos -almacén y referencia- los miles de registros que generamos cada año están perfectamente clasificados. Tenemos una completa capilaridad y trazabilidad de la información, y podemos recuperar registros mediante una búsqueda muy simplificada.
Nuestro departamento de administración se limita a expertos en contabilidad y fiscalidad, porque el resto del proceso es tan simple que cualquier persona, incluso sin apenas experiencia laboral, puede generar con seguridad tanto compras como ventas. Nuestra agencia funciona con un sistema de gestión estandarizado y preparado para cualquier variación que se produzca en el mercado. La reciente evolución en televisión de coste por GRP a CPM con tres decimales no nos supuso ninguna adaptación informática.
Compartimos para simplificar el trabajo
El mensaje de este post no es airear éxitos de gestión que a nadie le interesan, sino demostrar que cualquier proceso puede ser repensado. Por muy diferente que nos parezca nuestro sector, probablemente hay una forma de adaptarse a herramientas estándares. En los procesos que no aportan un valor tangible para nuestros clientes y proveedores no hay que reinventar la rueda. Al contrario, hay que esforzarse para simplificar la gestión.
